Por qué su empresa necesita un sistema de gestión de documentos

(Última actualización: 15 de diciembre de 2022)

Un sistema de gestión de documentos (DMS) puede resolver los principales desafíos de la mayoría de las organizaciones. Por ejemplo, puede aumentar el almacenamiento, la seguridad de los datos, la eficiencia y la colaboración creativa.

Si es nuevo en esta tecnología, los sistemas de administración de datos se utilizan para capturar, almacenar, rastrear y administrar versiones electrónicas de contenido en papel, como imágenes digitales, archivos de procesamiento de texto y PDF.

Las empresas que renuncian a esta tecnología innovadora no deberían sorprenderse si se enfrentan a problemas de baja productividad, pérdida o robo de archivos y litigios y problemas de cumplimiento.

No importa si tiene un negocio desde su hogar o una marca grande y establecida; debe incorporar un DMS eficiente a sus operaciones.

Continúe leyendo para saber por qué necesita un sistema de gestión de documentos para su empresa.

Integración con un CRM

Hay una diferencia entre un sistema de gestión de documentos (DMS) y un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Un DMS permite a las empresas almacenar y administrar datos de forma segura en una ubicación, y se puede acceder a los archivos a través de una computadora, tableta, computadora portátil o teléfono inteligente con una búsqueda rápida en la base de datos.

Por otro lado, el software CRM admite el seguimiento de todas las comunicaciones con los clientes. Como resultado, ayuda a las empresas a fomentar las relaciones, encontrar clientes potenciales y recuperar clientes anteriores. Evita la necesidad de interminables hojas de cálculo y bases de datos e incluso puede proporcionar integraciones beneficiosas.

A pesar de sus diferencias, es posible integrar un sistema CRM con un DMS para almacenar datos en una ubicación organizada y mejorar los procesos comerciales y la seguridad de los datos. Por ejemplo, puede emparejar un CRM con Software de propuestas de Salesforce utilizar los datos de clientes consolidados para mejorar el ciclo de ventas de su empresa.

La sincronización de estos sistemas evita que los usuarios tengan que cambiar de software y hace que las búsquedas de datos y el intercambio de documentos sean muy sencillos.

Ahora echemos un vistazo a algunos de los beneficios de los sistemas de gestión de documentos.

Seguridad de datos mejorada

Empresas de todos los tamaños experimentan filtraciones de datos a diario, pero la mayoría no aparece en los titulares. Desde que entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea en 2018, los países de la UE han recibido casi 300 millones de euros en multas.

Por esta razón, un sistema de gestión de documentos es imprescindible. El DMS adecuado puede evitar que su empresa se enfrente a una amenaza cibernética maliciosa o una filtración de datos costosa, eliminando así el miedo a la pérdida o el robo de datos.

Los permisos de usuario basados ​​en roles de un DMS aumentan la claridad con respecto a quién ha visto, editado, accedido o eliminado documentos, al mismo tiempo que restringe que personal específico lea información confidencial. Además, sus soluciones de respaldo y archivo digital brindan a su empresa registros de auditoría claros.

Recuperación de desastres confiable

Los archivos de la empresa se pueden perder o violar por varias razones y de muchas maneras. Las amenazas incluyen ataques cibernéticos, errores humanos, desastres naturales, mala conectividad a Internet, destrucción deliberada e incluso incendios. Además, un ataque de malware puede afectar sitios web, datos en el sitio y redes. Es responsabilidad del propietario de una empresa contar con un sistema confiable de recuperación ante desastres.

Afortunadamente, un sistema de administración de documentos protege documentos y datos valiosos las 24 horas del día, lo que significa que puede confiar en la copia de seguridad en la nube de archivos confidenciales para mantenerlos protegidos. Esto significa que los DMS pueden brindar a los propietarios y la administración la tranquilidad de poder recuperarse rápidamente de violaciones de datos accidentales o deliberadas.

Recuerde, los consumidores esperan que una empresa proteja sus datos confidenciales. Un DMS confiable protegerá esta información y también debe crear una política de privacidad detallada para detallar los pasos necesarios para salvaguardar adecuadamente los archivos para que todo su personal trabaje desde la misma página.

Cumplimiento normativo actualizado

Cualquier organización que gestione documentación necesita un sistema de gestión de documentos fiable. Como se mencionó, el manejo seguro y ético de la información es un requisito legal.

Si los datos de sus clientes, los recibos y las facturas no se almacenan de manera segura y eficiente, su negocio puede enfrentar graves repercusiones legales.

Ningún negocio está exento de responsabilidad

Ni el tamaño ni la reputación de su empresa la protegerán de las consecuencias legales si no sigue las reglas. No importa si es una empresa nueva con pocos seguidores o una gran organización con muchos clientes leales; su negocio podría enfrentar una ICO e investigaciones policiales.

Una vez que hayan determinado la causa de la infracción y sus perpetradores, los investigadores decidirán la responsabilidad legal y financiera de una empresa por infringir el cumplimiento del RGPD en su sitio web o con sus prácticas de almacenamiento de datos.

Por lo tanto, no deje sus datos a la vista para que accedan a ellos un ciberdelincuente, un intruso o un empleado descontento. Protéjalo y cree un seguimiento de auditoría responsable con un sistema seguro de gestión de documentos.

Búsquedas rápidas de datos

Las pilas de archivos pueden hacer que encontrar información crítica para el negocio sea más complicado de lo necesario. En lugar de pasar una hora buscando un documento importante, los DMS cuentan con capacidades de búsqueda de palabras clave para ayudarlo a localizarlos al instante.

Si no puede recordar el nombre específico de un archivo, un DMS simplifica el proceso de búsqueda separando y almacenando datos usando variables como categorías, fechas de almacenamiento, tipos de archivos y más.

Examinar manualmente los archivos se convierte en algo del pasado con un DMS. Cada documento se puede agregar a una o más categorías para diferenciarlo de otros archivos. Cuanto más específicas y actualizadas sean las categorías, más fácil será encontrar los datos deseados.

Por ejemplo, si es un propietario o una empresa de administración de propiedades, puede encontrar instantáneamente una plantilla de contrato de arrendamiento de una propiedad de alquiler buscando dentro de la categoría correcta. en lugar de aprender Cómo escribir un contrato de propiedad de alquiler desde cero, usaría la plantilla para crear rápidamente un acuerdo para enviar al posible inquilino.

Colaboraciones más inteligentes

Muchas empresas han recurrido a la nube para liberar espacio de almacenamiento, mejorar las colaboraciones y simplificar los procesos.

Las empresas de todos los tamaños hacen todo lo posible para encontrar el mejor gestión de tareas de equipo software, sin embargo, pueden subestimar la importancia de un sistema integral de gestión de documentos.

Un DMS basado en la nube permite a las empresas crear fuerzas de trabajo más flexibles, seguras y colaborativas.

Compartir y unir fuerzas en un documento o proceso no podría ser más fácil con este software avanzado. Los empleados pueden editar archivos en tiempo real y el DMS registrará con precisión los nombres de usuario y las horas para crear un registro de auditoría confiable.

No importa si su equipo está colaborando en una hoja de cálculo financiera o en una acuerdo de compra de activos; un DMS les permitirá trabajar al unísono y evitará que se creen múltiples versiones del mismo documento.

Espacio de almacenamiento reducido

El almacenamiento de documentos en papel no solo puede desperdiciar tiempo y dañar el planeta, sino que también requiere que su empresa utilice una cantidad considerable de espacio para almacenar sus muchos archivos.

En lugar de llenar sus instalaciones con archivadores, cajas de almacenamiento y cubos de basura, cambie a un sistema de gestión de documentos.

Esto liberará espacio en el piso mientras protege los archivos, creando un entorno más organizado y espacioso para que usted y su equipo trabajen. Además, las empresas pueden cumplir con sus responsabilidades ambientales de manera más eficiente al operar una oficina sin papel. Esto puede complementar el alojamiento de energía verde y las oportunidades de trabajo remoto para los empleados.

Por lo tanto, un DMS puede ayudar a empresas de todos los tamaños a mejorar su reputación y eficiencia operativa.

Costos operativos más bajos

Los empresarios exitosos comprenden la importancia de reducir los gastos generales para maximizar la rentabilidad.

Captación de nuevos clientes, esquemas de fidelización y Pronóstico de Excel puede fortalecer la seguridad financiera de una empresa. Sin embargo, debe hacer que su misión constante sea reducir los costos operativos a largo plazo y generar ganancias y crecimiento constantes.

Un sistema de administración de documentos es una de las muchas soluciones que pueden ayudarlo a reducir sus gastos generales. La industria editorial será la primera en decirle que los costos del papel se han disparado en los últimos años.

Según Printweek, dos importantes fabricantes de papel han subido sus precios en ocho y 15% este año. Ergo, un DMS es una alternativa más barato, segura y productiva para almacenar papel en el sitio.

En lugar de gastar una suma sustancial en papel mensualmente, puede usar este dinero para financiar software innovador para transformar sus operaciones, la seguridad de los datos y las finanzas.

Imagen de uso gratuito de Pexels

Haga una elección informada

Si cree que un sistema de administración basado en la nube podría ser la opción correcta, hay muchos disponibles. Tomar una decisión informada al seleccionar uno para su empresa es esencial.

Tiene tres opciones principales disponibles, pero a pesar de compartir muchas similitudes, un DMS, un CRM (mencionado anteriormente) y un CMS difieren en diseño y función.

¿Cuál es la diferencia entre un DMS, CRM y CMS?

Hasta el meollo de la cuestión. Un DMS se enfoca en almacenar y proteger un amplio conjunto de datos en papel para mejorar la organización, la ciberseguridad y la productividad, mientras que un sistema de gestión de contratos administra los ciclos de vida de los contratos, lo que permite a los usuarios rastrearlos, editarlos y revisarlos con solo hacer clic en un botón. Un CRM admite el seguimiento de la comunicación con el cliente y ayuda a las empresas a fomentar las relaciones, encontrar clientes potenciales y recuperar clientes anteriores.

Es imperativo elegir el tipo de software que mejor se adapte a las necesidades de su negocio. Por ejemplo, un bufete de abogados o un departamento legal podría beneficiarse de Software de gestión de contratos PandaDoc debido a la gestión de un alto volumen de contratos.

Curiosamente, tanto los CRM como los CMS se pueden integrar en un DMS para mejorar la eficiencia, el almacenamiento y la seguridad.

Conclusión

Ahorre tiempo, dinero y esfuerzo a su empresa con un sistema de gestión de documentos. Al hacerlo, puede decir adiós a los archivos físicos costosos, que consumen mucho tiempo y espacio y hola a una oficina más eficiente, productiva y segura.

Gracias a los registros de auditoría claros, las copias de seguridad basadas en la nube y las integraciones flexibles, puede confiar en que todos los documentos que necesita se almacenarán de manera segura, organizada y privada. Esto asegurará que proteja sus datos de consumidor, salvaguarde los archivos críticos para el negocio y pueda disfrutar de la tranquilidad de que sus documentos serán recuperables después de un desastre.

biografía:

Yauhen Zaremba – Director de Generación de Demanda

Yauhen es el Director de Generación de Demanda en PandaDoc, una herramienta de administración de documentos todo en uno para casi todos los tipos de documentos, incluido este contrato de reparación de viviendas modelo. Ha sido especialista en marketing durante más de 10 años y, durante los últimos cinco años, se ha centrado por completo en los mercados de firma electrónica, propuestas y gestión de documentos. Yauhen tiene experiencia hablando en conferencias de nicho donde disfruta compartiendo su experiencia con otros especialistas en marketing curiosos. Y en su tiempo libre, es un ávido pescador y realiza casi 20 viajes de pesca cada año.