¿Contribuyen las firmas electrónicas a la sostenibilidad sin papel?

(Última actualización: 6 de enero de 2023)

El mercado mundial de firmas electrónicas se valoró recientemente en alrededor de cuatro mil millones dólares estadounidenses, con proyecciones de poco más de 35 mil millones para 2029.

También conocidas como firmas electrónicas, el auge de las firmas electrónicas juega un papel importante en las empresas que se mueven hacia operaciones sin papel y se vuelven más sostenibles.

La creación de un plan de sostenibilidad a largo plazo es clave para las empresas por tres razones: la primera es desarrollar una buena reputación como empresa responsable. Este factor es cada vez más crítico para los consumidores.

La siguiente razón es que ser una empresa sostenible y responsable aumenta su valor. Y por último, pero no menos importante, contribuir a la sostenibilidad sin papel salva el medio ambiente.

Aquí hay algunos datos divertidos sobre el papel: 50% de los desechos que producen las empresas se compone de papel, y la oficina estadounidense promedio usa 12,1 billones de hojas de papel en un año.

En este blog, exploraremos exactamente cómo soluciones de firma digital contribuir a la sostenibilidad sin papel y si la eliminación del papel mediante la implementación de firmas electrónicas es adecuada para su organización.

¿Qué son las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas se utilizan para vincular legalmente documentos electrónicos de forma rápida y segura.

Al reemplazar las firmas manuscritas en documentos importantes como contratos legales, las firmas electrónicas brindan una experiencia digital fluida y sin papel. Las firmas electrónicas proporcionan evidencia de que el firmante acepta o está de acuerdo con los términos del documento.

El software de firma electrónica simplifica la recopilación y el almacenamiento de firmas y agrega formularios a documentos digitales.

Las firmas electrónicas se utilizan a menudo para:

• aplicaciones sanitarias
• Servicios financieros
• Contratos de venta
• Procesos de onboarding de recursos humanos y empleados
• Servicios gubernamentales
• Verificación de edad

Cómo crear una firma electrónica

1. Elija una aplicación o software de firma electrónica para comenzar
2. Cree o cargue un documento digital listo para la firma electrónica
3. Use un mouse o trackpad para crear una firma electrónica
4. Adjuntar la firma electrónica al documento
5. Invitar a otros firmantes a firmar el documento si es necesario
6. Guarde digitalmente el documento firmado electrónicamente en un lugar seguro

¿Qué es la sostenibilidad sin papel?

Cuando una empresa toma la decisión de "ir sin papel", significa que todos los documentos, registros y archivos se crean y almacenan en formato digital.

Debido a que el uso de papel afecta la huella de carbono de su negocio, muchos clientes a menudo eligen tratar con empresas que promueven estrategias de sostenibilidad sin papel.

Ir sin papel afecta enormemente al medio ambiente. Algunos beneficios incluyen una reducción significativa de la deforestación, los desechos, el papel y las emisiones de CO₂. Veamos estas ventajas con un poco más de detalle.

Emisiones de efecto invernadero

Reducir el uso de papel no solo significa que se produce menos papel. La producción de papel tiene impactos de gran alcance, como el envío y todos los demás problemas relacionados con la gestión de una cadena de suministro extensa.

La cadena de suministro de producción de papel comienza con la generación de materias primas para la creación de papel. Desde allí, la madera se envía a las fábricas para su procesamiento, luego a las tiendas y revendedores a los usuarios finales.

Todos estos procesos emiten gases de efecto invernadero por la combustión de combustibles fósiles necesarios para la producción y el transporte de materias primas. Sin mencionar las instalaciones de tratamiento de aguas residuales, el transporte de papel, la energía comprada, el transporte de productos impresos, la eliminación y el reciclaje.

La eliminación de papel en vertederos produce metano y se suma a la huella de carbono de los productos de papel.

Contaminación del papel

La contaminación por papel causa efectos nocivos en la calidad del agua, el aire y la tierra.

El papel desperdiciado no solo constituye una parte importante de los vertederos, sino que el reciclaje de papel también es una fuente importante de contaminación. Esto se debe al producto de desecho producido durante el proceso de destintado.

La contaminación del aire

Durante la fabricación de pulpa y papel, se liberan al medio ambiente dióxido de carbono, óxidos de azufre y óxidos de nitrógeno. Los dos últimos gases contribuyen significativamente a la lluvia ácida.

Reducir el consumo de papel mediante el uso de firmas electrónicas solo puede tener un impacto positivo en el medio ambiente y contribuir a reducir estos efectos de contaminación.

¿Cómo pueden las firmas electrónicas contribuir a la sostenibilidad?

Una estrategia de sostenibilidad corporativa es importante para la reputación de las empresas.

Este tipo de estrategia comercial a menudo incluye elementos tales como:

• Implementación de programas de reciclaje.
• Reducción del consumo de energía
• Explorando opciones de alojamiento ecológico
• Disminución de la cantidad de envases utilizados en el negocio.
• Eliminando los plásticos de un solo uso
• Reducir la huella de carbono del negocio
• Alejarse de los combustibles fósiles e implementar fuentes de energía renovables

Beneficios comerciales de las firmas electrónicas

Antes de intentar ir más lejos, tenemos que señalar algunos de los beneficios más importantes de la firma electrónica a tener en cuenta al incorporarlos a su empresa. Si bien se esperan los beneficios ecológicos, hay muchos otros que debemos cubrir en esta publicación de blog.

Elimina costos

Implementación de firmas electrónicas en su flujo de trabajo de la organización reduce los costos comerciales.

Estamos hablando de costos comerciales directamente relacionados con el tiempo dedicado a imprimir, copiar, escanear y enviar documentos físicos, incluido el almacenamiento físico de documentos, que en empresas más antiguas puede ocupar salas enteras.

Facilita el trabajo remoto

La implementación de firmas electrónicas permite a las empresas ser más eficientes.

Por ejemplo, los empleados encargados de escribiendo una carta de patrocinio puede hacerlo desde cualquier ubicación y solicitar firmas electrónicas en un instante.

Ser capaz de firmar documentos electrónicamente desde cualquier lugar significa que los documentos se firman más rápido y las operaciones comerciales funcionan sin problemas. A su vez, facilitar el trabajo remoto reduce el consumo de energía de los miembros del personal al eliminar los desplazamientos.

A los clientes también les gustan las firmas electrónicas. La firma de documentos y contratos desde cualquier ubicación brinda un mejor servicio al cliente, y es más probable que recomienden su negocio por su velocidad y eficiencia.

Reduce el riesgo de fraude

El uso de firmas electrónicas elimina los problemas de seguridad de la firma de documentos en papel.

Los documentos en papel están abiertos a firmas falsificadas, identificación poco confiable de los firmantes, documentos manipulados y robo de identidad, por nombrar solo tres.

Las empresas deben tomar en serio el riesgo de fraude. Por lo tanto, además de aumentar la seguridad del sitio web, tiene sentido asegurarse de que todos los demás aspectos del negocio sean lo más seguros posible.

Las aplicaciones de firma electrónica están legalmente reconocidas por países de todo el mundo como la Ley eIDAS y la Ley ESIGN, que ayudan a su empresa a realizar operaciones globales. Las firmas electrónicas utilizan tecnología de cifrado que hace que sea imposible duplicarlas.

Debido a que los documentos de firma electrónica se entregan a las partes relevantes a través de una conexión segura, todos los datos de la firma se guardan de forma segura. Durante este proceso, se captura la información biométrica, junto con la fecha, la hora y la ubicación, para garantizar la trazabilidad.

el crecimiento de software de generación de contratos que permite firmas electrónicas proporciona un nivel adicional de seguridad para las empresas.

Documentos Accesibles

Una oficina sin papel significa que los documentos digitales son mucho más accesibles que la búsqueda interminable de hojas de papel. Las empresas que utilizan firmas electrónicas simplemente almacenan los documentos firmados mediante un almacenamiento seguro en la nube que normalmente gestionan terceros.

Cómplice legal

Las firmas electrónicas proporcionan tanto la autenticidad del documento firmado como la identidad del firmante. Por lo tanto, es mucho más difícil de invalidar ante un tribunal que una firma manuscrita.

Elegir una solución de firma electrónica le permite a su empresa cumplir con los estándares y cumplir con los requisitos legales para una protección completa.

Seguimiento del flujo de trabajo

Con las firmas electrónicas, puede rastrear fácilmente quién ha abierto y firmado un documento y quién aún no lo ha aprobado.

La pista de auditoría digital completa de un documento comercial es invaluable para un lugar de trabajo más productivo.

Cómo lograr la sostenibilidad sin papel

Antes de tirar todo tu papel propuesta de marca copias, dejar de usar papel requiere una sólida estrategia empresarial.

Aquí hay algunas formas realistas de comenzar:

Realizar auditorías

Descubra qué departamentos y procesos de la empresa todavía usan papel para saber con precisión la escala de lo que está tratando.

Cambiar equipo de oficina

Considere invertir en un escáner de oficina para comenzar a digitalizar todos los documentos y archivos de su empresa. Una trituradora de papel también debe estar en su lista de compras.

Nuevos Procesos

Es relativamente sencillo dar los primeros pasos para reducir el papel. Comience prohibiendo de inmediato la impresión de todos los documentos, tomando notas sin papel y almacenando documentos utilizando el almacenamiento en la nube.

Piensa en la de tu negocio Flujo del proceso de control de calidad además de otros flujos de trabajo. No hay ninguna razón por la que los procesos de control de calidad no puedan digitalizarse; la ventaja es que estos procesos son mucho más fáciles de compartir con el resto de la empresa.

Nuevos Sistemas

Adoptar la revolución sin papel puede significar invertir en nuevos sistemas y tecnología.

Reducir el papel en sus oficinas es una tarea más fácil con el software CRM. El mejor sistema de CRM facilita las comunicaciones seguras entre los clientes y el personal y permite compartir documentos digitales de forma sencilla.

Explicar y entrenar

Es esencial comunicar su estrategia sin papel a los equipos más amplios para garantizar la aceptación. De esta manera, encontrarás menos resistencia al cambio de transformación digital.

Explique claramente los nuevos procesos que planea implementar. Esto incluye la digitalización de documentos existentes, cómo funcionan las firmas electrónicas y cómo almacenar información de forma segura.

Su estrategia de firmas electrónicas funcionará en todos los documentos de su empresa, incluidos los contratos de clientes y proveedores, los documentos de confidencialidad, los contratos de recursos humanos y las estimaciones de los clientes.

Monitor

Planifique llevar a cabo un seguimiento regular para asegurarse de que sus estrategias sin papel se hayan implementado correctamente y que todos estén en sintonía (!) para lograr los objetivos.

Reduzca el consumo de papel con firmas electrónicas

Las firmas electrónicas ofrecen a su negocio mucho más que asegurar los datos de su empresa.

La reducción de los residuos generados a partir de documentos en papel y el uso de fuentes de energía renovable contribuyen en gran medida a lograr los objetivos de sostenibilidad de su empresa.

Todas las empresas buscan formas de reducir costos y desperdicios y mejorar los procesos de flujo de trabajo. Reducir el consumo de papel con firmas electrónicas es la solución para un futuro más verde.

biografía:

Yauhen Zaremba – Director de Generación de Demanda

Yauhen es el Director de Generación de Demanda en PandaDoc, una plantilla de acuerdo comercial generador y una herramienta de gestión de documentos todo en uno. Ha sido especialista en marketing durante más de 10 años y, durante los últimos cinco años, se ha centrado por completo en los mercados de firma electrónica, propuestas y gestión de documentos. Yauhen tiene experiencia hablando en conferencias de nicho donde disfruta compartiendo su experiencia con otros especialistas en marketing curiosos. Y en su tiempo libre, es un ávido pescador y realiza casi 20 viajes de pesca cada año.