Dirige las reuniones como un profesional

En los últimos años se han producido transformaciones drásticas en la comunicación empresarial. La llegada del trabajo a distancia y los avances tecnológicos han dado lugar a las reuniones virtuales, cambiando para siempre la forma en que nos conectamos, colaboramos y comunicamos.

Estudios recientes han demostrado que más del 80% de los trabajadores creen ahora que que las videoconferencias son cruciales para su vida laboral.

Las reuniones virtuales, que tienen lugar a través de plataformas como Microsoft Teams, ofrecen ventajas únicas como comodidad, flexibilidad y rentabilidad. Han pasado rápidamente de ser un modo opcional de comunicación a una parte esencial de nuestra vida profesional. Las reuniones virtuales se han convertido en un elemento básico en diversos sectores, desde pequeñas reuniones de equipo hasta conferencias internacionales a gran escala.

Sin embargo, navegar por este nuevo terreno puede ser todo un reto. Con las habilidades y conocimientos adecuados, los eventos virtuales pueden convertirse rápidamente en experiencias productivas y agradables. Por eso es primordial dominar el arte de dirigir reuniones virtuales.

Esta entrada del blog te proporcionará una guía completa sobre el protocolo adecuado para las reuniones virtuales en "Reuniones virtuales 101", para que puedas dirigir tus reuniones como un profesional en esta era digital.

Entender las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales, también conocidas como reuniones en línea o a distancia, son interacciones en tiempo real a través de Internet. Los participantes de distintos lugares pueden conectarse y comunicarse utilizando medios de audio, vídeo y texto. Estas reuniones eliminan las barreras geográficas, permitiendo a particulares y empresas interactuar sin problemas independientemente de dónde se encuentren.

Varias plataformas facilitan los eventos virtuales, cada una con características únicas:

Complemento de Eventos Virtuales MEC

Una valiosa herramienta para gestionar reuniones y eventos virtuales. El addon Eventos Virtuales simplifica el proceso de programar, invitar a los asistentes y gestionar la propia reunión. Al ser compatible con varias plataformas de videoconferencia, garantiza la accesibilidad de todos los participantes.

Además, ofrece funciones cruciales como recordatorios de eventos y gestión de asistentes, mejorando la productividad y la eficacia. retos.

Zoom

Conocido por su interfaz fácil de usar, Zoom ofrece videoconferencias y audioconferencias de alta calidad. Permite compartir la pantalla y grabar las reuniones, y dispone de salas de reuniones para debates de grupos más pequeños dentro de una reunión más importante.

Equipos Microsoft

Integrado con el paquete Office de Microsoft, Teams permite colaborar fácilmente en documentos durante las reuniones. También ofrece funciones de chat, uso compartido de archivos y fondos personalizables.

Google Meet

Como parte del espacio de trabajo de Google, Meet se integra con herramientas como Google Calendar y Gmail. Ofrece subtítulos en directo, modo con poca luz y funciones de cancelación de ruido.

Miro

A diferencia de la videoconferencia tradicional, Miro es una plataforma de colaboración visual con otro software de reuniones. Proporciona pizarras interactivas perfectas para sesiones de lluvia de ideas y planificación de proyectos.

Calendario de pared digital

Esta innovadora herramienta ayuda a organizar y programar reuniones virtuales fácilmente. Integrada con varias plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, muestra todas tus reuniones en un solo lugar.

El calendario digital de pared también envía recordatorios de las próximas reuniones, para que nunca te pierdas una discusión importante. Es una herramienta excelente para los equipos que trabajan a distancia, ya que representa visualmente la agenda de todos, fomentando una mejor coordinación y una gestión eficaz del tiempo.

Ventajas de las reuniones virtuales

1. Comodidad: Los participantes pueden unirse a la reunión desde cualquier lugar y en cualquier momento, reduciendo el tiempo y los gastos de desplazamiento.
2. Mayor participación: Las personas que no suelen hablar en las reuniones presenciales pueden sentirse más cómodas contribuyendo en un entorno virtual.
3. Rentable: Las empresas pueden ahorrar en gastos de viaje, alojamiento y locales.
4. Mantenimiento de registros: La mayoría de las plataformas de reuniones virtuales permiten a los usuarios grabar y transcribir rápidamente las reuniones para su posterior consulta.

Desventajas de las reuniones virtuales

1. Cuestiones técnicas: Una mala conexión a Internet y los fallos de hardware o software pueden interrumpir las reuniones.
2. Falta de interacción personal: Las señales no verbales pueden perderse en las reuniones virtuales, lo que puede llevar a una falta de comunicación.
3. Distracciones: Los participantes pueden ser más propensos a las distracciones en su entorno en comparación con un entorno de oficina controlado.
4. Diferencias horarias: Coordinar las horas de las reuniones en distintas zonas horarias puede ser un reto.

A pesar de los retos, las ventajas de las reuniones virtuales suelen superar a los inconvenientes, sobre todo en el entorno empresarial actual. Con las estrategias adecuadas y herramientas de planificaciónlas reuniones virtuales pueden ser tan eficaces, o más, que las reuniones presenciales tradicionales.

Preparación de una reunión virtual

Al igual que en las reuniones presenciales tradicionales, la preparación es vital para el éxito de las reuniones virtuales. Esto es lo que tienes que hacer:

Preparación técnica

Conexión fiable a Internet: Nada interrumpe más un evento virtual que una mala conexión a Internet. Asegúrate de tener una conexión estable y de alta velocidad para evitar cualquier interrupción durante la reunión.

Hardware y software adecuados: Asegúrate de que tu dispositivo (portátil, ordenador de sobremesa, tableta o smartphone) tiene las especificaciones de hardware necesarias para ejecutar el software de la reunión sin problemas. Esto incluye tener una webcam y un micrófono de buena calidad.

Entorno profesional: Elige un lugar tranquilo con el mínimo ruido de fondo. El entorno detrás de ti debe tener un aspecto profesional, ya que contribuye a la impresión general que das. Un fondo virtual puede ser una buena opción si tu entorno no es el ideal.

Comunicación previa a la reunión

Una comunicación eficaz antes de la reunión puede establecer el tono y las expectativas de las reuniones de oficina, dando lugar a sesiones más productivas.

Envío de invitaciones: Utiliza una herramienta como Google Calendar o Outlook para enviar invitaciones a reuniones a distancia. Incluye la fecha, la hora (teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias si es necesario) y el enlace para unirse a la sesión.

Compartir la agenda: Envía el orden del día con antelación. Esto da a los asistentes una idea de lo que pueden esperar y les permite prepararse en consecuencia. Puedes crear y compartir agendas con asistentes remotos utilizando Trello o Asana.

Materiales previos a la reunión: Si los participantes en la reunión necesitan revisar algunos documentos o presentaciones antes de la reunión, compártelos de antemano. Comparte archivos con herramientas como Google Drive o Dropbox.

Si inviertes tiempo en una preparación adecuada, aumentarás las posibilidades de que la reunión virtual se desarrolle sin problemas y te asegurarás de que los participantes puedan participar plenamente y contribuir al debate.

Realización de la reunión virtual

Dirigir una reunión virtual con éxito implica algo más que conectarse e iniciar la conversación.

He aquí algunos aspectos críticos de una llamada virtual que debes tener en cuenta:

Etiqueta en las reuniones virtuales

Empezar a tiempo y respetar el horario: Al igual que en las reuniones presenciales, empezar y terminar las reuniones virtuales a tiempo es crucial. Esto demuestra respeto por el tiempo y los horarios de los participantes. Programar las reuniones garantiza que todos los puntos críticos del orden del día se traten dentro del tiempo asignado.

Establecer reglas básicas: Establece unas directrices claras para la participación y la interacción. Por ejemplo, pide a los participantes que silencien sus micrófonos cuando no estén hablando para minimizar el ruido de fondo o utiliza la función "levantar la mano" para hacer preguntas o comentarios. Estas normas ayudan a mantener el orden y garantizan que todos tengan la oportunidad de contribuir.

Gestionar los debates

Fomentar la participación: Anima activamente a todos a participar. Puedes llamar directamente a las personas o hacer preguntas abiertas para estimular el debate.

Manejar las interrupciones: En caso de interrupciones, abandona la sala o reconduce educadamente la conversación. Si alguien domina la discusión, intervén con tacto y da a los demás la oportunidad de hablar.

Tratar cuestiones técnicas: Sé paciente y comprensivo si los participantes tienen problemas técnicos. Si es necesario, ten un plan de respaldo, como una opción de conexión telefónica para quienes tengan problemas con el vídeo.

Herramientas y funciones

La mayoría de las plataformas de reuniones virtuales ofrecen una serie de herramientas y funciones para mejorar tus reuniones:

• Pantalla compartida: Esto te permite compartir tu pantalla con otros, útil para presentaciones, demostrar un proceso o discutir un documento.
• Fondos virtuales: Pueden enmascarar tu fondo natural, añadiendo un toque profesional o un poco de diversión a tus reuniones.
• Salas de descanso: En plataformas como Zoom, puedes dividir tu reunión en grupos más pequeños para mantener debates más centrados y volver a reunir a todos.
• Función de chat: Los participantes pueden utilizarla para hacer preguntas o compartir enlaces sin interrumpir al orador.

Siguiendo estas pautas, puedes asegurarte de que tus reuniones virtuales con los miembros del equipo sean productivas, pero también atractivas e inclusivas para todos los participantes.

Comunicación eficaz en las reuniones virtuales

La comunicación eficaz es el eje que mantiene unido un evento virtual. No se trata sólo de hablar con claridad, sino también de escuchar activamente e interactuar con los demás.

He aquí algunos consejos para mejorar tu comunicación durante las reuniones virtuales:

Comunicación verbal y no verbal

Hablar con claridad: En un entorno virtual, tu voz es una de tus principales herramientas de comunicación. Habla con claridad y a un ritmo moderado, asegurándote de que tu micrófono funciona bien. Evita utilizar jerga o términos complejos que puedan confundir a los participantes.

Utilizar un lenguaje corporal apropiado: Aunque no estés físicamente presente, las señales no verbales, como las expresiones faciales, los gestos y la postura corporal, siguen siendo importantes. Mantén el contacto visual mirando a la cámara, utiliza gestos para enfatizar puntos y asegúrate de que tu postura refleja atención.

Escucha activa y compromiso

Escucha Activa: Consiste en oír, comprender e interpretar lo que alguien dice. Demuestra que estás prestando atención asintiendo con la cabeza, dando afirmaciones verbales y haciendo preguntas de seguimiento.

Compromiso: Fomenta la interacción y la participación. Usa los nombres de las personas cuando te dirijas a ellas, pregúntales su opinión y responde a sus comentarios o preguntas. Esto puede hacer que la reunión sea más atractiva y productiva.

Manejar las sesiones de preguntas y respuestas

Las sesiones de preguntas y respuestas suelen ser la parte más interactiva de una reunión virtual. Aquí tienes algunos consejos para manejarlas con eficacia:

• Establece directrices claras: Al principio de la reunión, informa a los participantes de cómo y cuándo pueden hacer preguntas (por ejemplo, utilizando el chat, levantando la mano o esperando hasta un momento designado para preguntas y respuestas).
• Moderar Bastante: Asegúrate de que todo el mundo tiene la oportunidad de hacer su pregunta. Si una persona está dominando, pídele educadamente que deje sus preguntas hasta que los demás hayan tenido la oportunidad.
• Prepárate: Anticipa las posibles preguntas basándote en el orden del día de la reunión y prepara tus respuestas. Si no sabes la respuesta a una pregunta, no pasa nada por decirlo y prometer que harás un seguimiento más tarde.

Si te centras en estas áreas, puedes fomentar una comunicación eficaz en las reuniones virtuales, haciéndolas más productivas y agradables para todos los participantes.

Seguimiento posterior a la reunión

La finalización de una reunión virtual no significa el fin de las responsabilidades. Una parte crucial del proceso implica un seguimiento posterior a la reunión que garantice la eficacia y productividad de toda la reunión en sí.

Importancia del seguimiento posterior a la reunión

El seguimiento posterior a la reunión tiene varios objetivos esenciales:

• Garantizan que todos los participantes están de acuerdo con las decisiones tomadas y las tareas asignadas durante la reunión.
• Proporcionan un registro de la reunión para futuras consultas.
• Mantienen el impulso, garantizando que las ideas y acciones debatidas en la reunión se trasladen al trabajo real.

Envío de las actas de la reunión y de los puntos de acción

Actas de reunión: Estas notas de reunión son un registro detallado de lo que se debatió, las decisiones tomadas y las acciones asignadas durante la reunión. Lo mejor es enviarlas lo antes posible después de la reunión, cuando todo está aún fresco. Crea y comparte las actas con herramientas como Google Docs o Microsoft Word.

Acciones: Son tareas específicas asignadas a personas durante la reunión. Indica claramente el elemento de acción, quién es el responsable y el plazo. Controla fácilmente las funciones con Trello o Asana.

Buscar opiniones para la mejora continua

Para mejorar la calidad de las reuniones futuras, es valioso solicitar la opinión de los participantes. Puedes pedir opiniones sobre diversos aspectos, como la duración de la reunión, la eficacia de la comunicación, la utilidad del contenido debatido, etc. Esta opinión puede recogerse mediante una encuesta rápida utilizando herramientas como Google Forms o SurveyMonkey.

Recuerda, el objetivo de un seguimiento posterior a la reunión es facilitar una comunicación eficaz, garantizar la responsabilidad y mejorar continuamente tus normas y procesos de etiqueta en las reuniones virtuales. Si lo haces con diligencia, podrás aumentar significativamente la productividad y eficacia de tus reuniones virtuales.

Consejos y trucos para el éxito de las reuniones virtuales

Aunque los principios básicos para llevar a cabo una excelente reunión virtual son sencillos, hay muchos consejos y trucos adicionales que pueden hacer que tus reuniones pasen de buenas a magníficas. He aquí algunos de ellos:

1. Pon a prueba tu tecnología: Antes de empezar, prueba la conexión a Internet, el audio, el vídeo y cualquier otra tecnología que vayas a utilizar. Asegúrate de que la plataforma de tu reunión está actualizada y es compatible con los dispositivos de todos los participantes.
2. Crea una Agenda: Un orden del día bien estructurado puede hacer que tu reunión sea más productiva. Compártela con antelación para que los participantes sepan qué esperar y vengan preparados.
3. Utiliza el vídeo: Anima a todos a encender sus cámaras siempre que sea posible. Ver las caras de los demás puede hacer que la reunión sea más atractiva y fomentar mejores conexiones.
4. Minimiza las distracciones: Elige un lugar tranquilo para tu reunión y silencia las notificaciones que puedan interrumpir el flujo. Pide a los participantes que hagan lo mismo.
5. Sé inclusivo: Asegúrate de que todo el mundo tiene la oportunidad de participar. Esto hace que la reunión sea más interactiva y garantiza que se escuchen todas las perspectivas.
6. Graba la reunión: Si tu plataforma lo permite, graba la reunión. Esto puede ser útil para quienes no pudieron asistir o necesitan consultar el debate.
7. Utiliza funciones interactivas: Muchas plataformas ofrecen funciones como encuestas, cuestionarios y pizarras que pueden hacer que tu reunión sea más interactiva y atractiva.
8. Pausas para reuniones más largas: Si tu reunión va a durar más de una hora, programa pausas breves para evitar la fatiga y mantener la concentración.
9. Aspecto profesional: Vístete como si asistieras a una reunión en persona. Esto demuestra respeto por los demás participantes y establece un tono profesional.
10. Apoyo a las nuevas herramientas: Si utilizas una nueva herramienta o función, proporciona un breve tutorial o material de apoyo para ayudar a los participantes a ponerse al día.

Incorporando estos consejos y trucos, puedes elevar la eficacia de tus reuniones virtuales, haciéndolas más atractivas, productivas e inclusivas.

Conclusión

Las reuniones virtuales se han vuelto vitales para la colaboración y la toma de decisiones. Nos permiten conectar con colegas, socios y clientes a través de las distancias, rompiendo las barreras geográficas. Sin embargo, para aprovechar todas las ventajas de este modo de comunicación, es crucial dirigir estas reuniones en línea con eficacia.

Desde garantizar una comunicación verbal y no verbal clara, practicar la escucha activa y el compromiso, gestionar eficazmente las sesiones de preguntas y respuestas, realizar un seguimiento diligente tras la reunión y aplicar diversos consejos y trucos de etiqueta para eventos virtuales, cada aspecto contribuye significativamente al éxito de tus reuniones virtuales.

Las ventajas de las reuniones virtuales eficaces son numerosas. Ahorran tiempo y recursos, aumentan la productividad, fomentan una mejor colaboración y garantizan que todo el mundo esté alineado con los objetivos comunes. Además, brindan la oportunidad de mejorar continuamente mediante la retroalimentación y el aprendizaje iterativo.

Así que, mientras te preparas para tu próxima reunión virtual, recuerda aplicar estas estrategias y técnicas. Harán que tus reuniones tengan más éxito y las transformarán en una poderosa herramienta para impulsar el rendimiento y los resultados de tu equipo. Por unas reuniones virtuales más productivas y atractivas.