Las 10 mejores herramientas para pequeñas empresas online

(Última actualización: 9 de febrero de 2023)

Las pequeñas empresas son de gran ayuda para la economía de un país. En EEUU, las pequeñas empresas crearon 12,7 millones de nuevas oportunidades de empleo entre 1995 y 2020, mientras que las grandes empresas representaron 7,9 millones de puestos de trabajo durante el mismo periodo de tiempo. Estos datos proceden directamente de la Administración de Pequeñas Empresas de EEUU y tiene en cuenta a todas las empresas con 500 o menos empleados.

Teniendo en cuenta estos datos, está más claro que el agua que las pequeñas empresas son la columna vertebral de la economía estadounidense y de innumerables países de todo el mundo. La pandemia de COVID-19 en 2020 afectó negativamente al 51% de las pequeñas empresas, pero descendió rápidamente a un porcentaje estable de sólo el 25% un año después. Esto demuestra que las pequeñas empresas son flexibles y responden bastante bien al cambiante panorama mundial.

Algunos podrían subestimar el esfuerzo y la dedicación necesarios para dirigir una pequeña empresa. En realidad, los propietarios de pequeñas empresas tienen mucho que hacer en sus rutinas diarias, con horarios apretados y muchas cosas que gestionar. Trabajar de forma inteligente es vital para el éxito, por lo que los propietarios de negocios necesitan tener acceso a las mejores herramientas que puedan conseguir, especialmente las que operan online.

Este blog de HostPapa enumera y analiza las mejores herramientas para pequeñas empresas online que necesitas poner en tu día a día. Estas herramientas ayudarán a los empresarios a gestionar su jornada laboral de forma más eficiente y eficaz, y les ayudarán a resolver rápidamente los problemas cotidianos.

La lista incluye herramientas gratuitas y de pago que van desde herramientas de colaboración, gestión de relaciones con los clientes, intercambio de archivos, análisis, ¡y otras grandes herramientas que crean empresarios de éxito!

Cada pequeña empresa es diferente, por lo que las herramientas que necesitan para funcionar variarán. Sin embargo, hay algunas herramientas esenciales que todas las pequeñas empresas deberían tener en su arsenal antes de embarcarse en sus rutinas diarias.

Por complicada o sencilla que sea, la planificación del flujo de trabajo es primordial para todo gestor de proyectos que supervise todas las tareas pendientes y en curso de la empresa. Todo empieza con el programa de gestión de proyectos adecuado. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de todas tus tareas y plazos, y a asegurarte de que todo va por buen camino.

Una buena herramienta de gestión de proyectos mantendrá listas de tareas y calendarios y permitirá que cualquier persona de tu empresa colabore e informe sobre las tareas en curso.

Otra herramienta imprescindible es un buen software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Te ayudará a hacer un seguimiento de todos tus clientes, su información de contacto y cualquier interacción que tengas con ellos.

Hay varios tipos de software CRM, pero el más esencial para toda pequeña empresa es uno que contemple numerosos aspectos de tu empresa, como ventas, marketing, análisis y atención al cliente.

También necesitarás una buena herramienta de marketing por correo electrónico. El correo electrónico es el método más anticuado de convertir clientes potenciales en ventas, así que aprovecharlo tiene sentido, especialmente para un negocio online. Esta herramienta empresarial te ayudará a estar en contacto con tus clientes y a mantenerlos al día sobre tus últimos productos o servicios.

Aparte del correo electrónico, la mayoría de las herramientas de marketing también son compatibles con el marketing en redes sociales, lo que significa que se conectan con tus cuentas de redes sociales y gestionan tus publicaciones, publicaciones programadas e información, todo desde una interfaz de usuario sencilla.

Una pequeña empresa también debe tener una buena herramienta de gestión de operaciones. El equipo o la persona que gestiona esta área realiza un seguimiento de todas las tareas en curso y de los objetivos de la empresa, ya sean a corto o largo plazo.

También es el lugar donde todos los empleados pueden conectarse entre sí, pero una herramienta de gestión de operaciones puede ser muchas cosas. Puede ser un software de automatización para el edificio de tu empresa o una herramienta de automatización para las tareas cotidianas, prácticamente un medio para garantizar que todo funciona sin problemas.

Las herramientas de colaboración y comunicación en equipo también son esenciales para las pequeñas empresas. Estas herramientas empresariales te ayudarán a comunicarte con los miembros de tu equipo de forma rápida y eficaz, y a asegurarte de que todos están de acuerdo.

Los proyectos que necesitan lluvias de ideas y nuevas ideas también pueden beneficiarse de grandes herramientas de colaboración, que pueden ser muy beneficiosas para las empresas online con equipos remotos.

Por último, las pequeñas empresas deberían disponer siempre de un completo software de pagos y contabilidad. Esto te ayudará a controlar tus gastos e ingresos y a garantizar que tus libros estén siempre al día.

Además de lo anterior, si tienes una tienda online, deberías invertir en un potente software de gestión de inventario para gestionar tus productos. Plataformas como WooCommerce tienen una gran lista de plugins que te ayudarán a gestionar el inventario, el envío y el seguimiento de forma más eficiente.

Las 10 mejores herramientas para pequeñas empresas

En nuestros tiempos modernos, la mayoría de las pequeñas empresas utilizan herramientas y software que les ayudan a superar todos los retos a los que se enfrentan. Encontrar el software exacto para tus necesidades te llevará tiempo, pero algunas aplicaciones de facto se consideran imprescindibles para toda empresa.

Para ahorrarte un tiempo valioso, hemos elaborado esta lista con nuestras diez mejores herramientas para pequeñas empresas que deberías empezar a utilizar ya. Así que abróchate el cinturón, ¡y contemos hasta 10!

¿Quién no la conoce?

Google Docs es un procesador de textos en línea y forma parte de la Suite Google de herramientas en línea para empresas y particulares. El software en línea abandonó su estado Beta en 2009 para ayudar a crear, compartir y colaborar en documentos. Hay una gran variedad de aplicaciones dentro de la suite Google Docs, entre las que se incluyen:

• Hojas de cálculo de Google: Un programa de hojas de cálculo con funciones comparables a Microsoft Excel.
• Google Drive: Una plataforma de almacenamiento y compartición de archivos en la nube que te permite almacenar, editar y sincronizar tus archivos en línea.
• Google Slides: Una aplicación de presentaciones que te ayuda a crear y editar presentaciones en línea.
• Formularios de Google: Una aplicación de creación de formularios que te permite crear y publicar formularios en línea.

Google Docs es una plataforma de productividad muy versátil con una amplia gama de funciones que se fueron añadiendo poco a poco en la última década. Una de las más notables es la de "ediciones sugeridas", que se añadió en 2014, y que permite a la gente sugerir cambios en el texto que el autor puede aceptar o rechazar.

La plataforma también ofrece un buen nivel de privacidad, ya que todos los documentos se almacenan en la nube, y cada cuenta puede protegerse con autenticación de dos factores. Para las empresas preocupadas por su privacidad en línea, y dado que la historia de Googlehay algunas alternativas destacadas con características similares, como Zoho Writer, Excel Onliney SlideShare.

Para mayor comodidad, las empresas online pueden interactuar y sincronizarse libremente con otras aplicaciones online como Google Calendar, Google Drive y Google Analytics, todo ello con la misma cuenta.

La plataforma es accesible de forma gratuita para todos los que tengan una cuenta de Google. Alternativamente, las empresas pueden utilizar una cuenta Workspace de pago para conectarse con sus colegas, aumentando su privacidad online.

Una de las mejores aplicaciones de gestión de tareas que existen es, sin duda, Evernote. Es un software fiable que empezó como un simple bloc de notas, pero se convirtió en un programa completo con multitud de funciones y un plan gratuito.

Aunque el plan gratuito es adecuado para uso personal, los planes Personal y Profesional ofrecen más cargas mensuales y funciones añadidas que pueden ayudar a las pequeñas empresas. Éstas van desde llevar un registro de sus tareas hasta organizar su agenda empresarial y guardar documentos y artículos importantes de la web.

El concepto "trabajar en cualquier lugar" sincroniza todas tus notas y datos con todos los dispositivos de tu cuenta, lo que significa que puedes continuar donde lo dejaste desde dondequiera que estés. Funciones adicionales como el escaneado de documentos (para prescindir del papel) son algunas de las razones más importantes para utilizar Evernote en tu empresa.

El panel central para el escritorio te ayuda a estar al tanto de todo, mientras que la interfaz intuitiva sin duda aumenta la versatilidad de Evernote.

Otra alternativa gratuita a Evernote es Google Keepaunque tiene muchas menos funciones, lo que la convierte en una simple aplicación online para tomar notas. Antes de continuar, debemos mencionar OneNote, el intento de Microsoft de crear "tu cuaderno digital". La aplicación es de uso gratuito en Internet y también forma parte del paquete de programas de Microsoft Office.

Hootsuite es una de las herramientas de gestión de redes sociales más populares, y por una buena razón. Dado que el marketing en redes sociales desempeña un papel importante en el éxito y el crecimiento de las empresas, Hootsuite tiene como objetivo mejorar el contenido de tus redes sociales e impulsar tu empresa en Internet.

La cuenta gratuita te dará acceso a las funciones básicas de la plataforma, como programar publicaciones, gestionar varias cuentas y medir tus análisis de redes sociales.

Una vez que hayas creado tu cuenta, puedes empezar a añadir perfiles de redes sociales. Actualmente, Hootsuite es compatible con más de 20 redes, entre ellas Twitter, Facebook, LinkedIn, TikTok, Instagram, YouTube y Pinterest, ayudándote a machacar tus objetivos en cada una de ellas.

Una vez que hayas añadido tus perfiles de redes sociales, puedes empezar a programar tus publicaciones. El programador de publicaciones de Hootsuite ofrece una amplia variedad de opciones, entre las que se incluyen:

• Publicaciones únicas
• Mensajes que se repiten cada día, semana o mes
• Mensajes que sólo se programan para determinadas horas del día
• Mensajes que dependen de la actualidad

También puedes crear flujos dentro de Hootsuite para ayudarte a seguir conversaciones o hashtags específicos, lo que es fantástico para la escucha social.

Por ejemplo, si eres propietario de una pequeña empresa y quieres hacer un seguimiento de todos los tweets que mencionan el nombre de tu empresa, puedes crear una secuencia para esa palabra clave específica. Esto te permitirá ver rápida y fácilmente todos los tweets que mencionan a tu empresa en un solo lugar.

Otra gran característica de Hootsuite es su capacidad para medir tus análisis de redes sociales. Esto incluye métricas como

• Seguidores en Twitter
• Me gusta en Facebook
• Acciones en LinkedIn
• Vistas en YouTube

Utilizando las analíticas de Hootsuite, las pequeñas empresas pueden comprender mejor qué plataformas de redes sociales les funcionan mejor y cuáles necesitan más trabajo. Otras herramientas de análisis como Hootsuite que deberías consultar son: Sprout Social, Agorapulsey Semrush.

Asana es un software de gestión de proyectos para que las pequeñas empresas gestionen el trabajo en línea. Los fundadores trabajaban en Facebook cuando se dieron cuenta de que pasaban la mayor parte del tiempo en reuniones en lugar de hacer trabajo real.

Su visión creó Asana, una plataforma para coordinar y gestionar tareas y proyectos online a través de una interfaz fácil de usar. Asana ofrece un plan gratuito y otro de pago, y el de pago ofrece más funciones para las pequeñas empresas.

El plan gratuito ofrece muchas funciones útiles, como creación de tareas, asignación y fechas de vencimiento, notificaciones, añadir archivos adjuntos a las tareas y mucho más. Algunas funciones que sólo se ofrecen en los planes de pago son la vista cronológica, los hitos y el creador de flujos de trabajo.

Algunas buenas alternativas a Asana son Jira, Trelloy Wrike.

El marketing por correo electrónico y la automatización son dos pilares fundamentales sobre los que se asienta Mailchimp. Además de las herramientas esenciales de marketing y automatización por correo electrónico, las pequeñas empresas también pueden utilizar Mailchimp para recomendaciones de productos, pruebas A/B y segmentación por comportamiento.

Para las pequeñas empresas que desean crear campañas de correo electrónico dirigidas con un presupuesto reducido, Mailchimp es una buena plataforma. La interfaz de arrastrar y soltar facilita a las pequeñas empresas la creación de campañas de correo electrónico sin invertir demasiado tiempo.

Una de las mejores características de Mailchimp es que las pequeñas empresas pueden automatizar sus campañas de correo electrónico en función de las acciones de los usuarios. Por ejemplo, las pequeñas empresas pueden configurar un activador para enviar un producto específico a los clientes.

También admite anuncios de retargeting con una pequeña plataforma publicitaria que permite a las pequeñas empresas mostrar anuncios en buscadores y redes sociales.

En cuanto al marketing por correo electrónico, Mailchimp es una de las herramientas más populares y utilizadas que existen. Tiene un plan gratuito que da a las pequeñas empresas acceso a muchas funciones valiosas, como:

• Autorespuestas
• Difusión de correos electrónicos mediante una plantilla o un diseño personalizado
• Plantillas móviles para boletines
• Informes de campaña
• Análisis de rendimiento

No hace falta decir que una buena herramienta de marketing por correo electrónico como Mailchimp es indispensable para hacer frente a las exigentes tareas de marketing e informar a un gran número de usuarios a la vez.

RescueTime es un software de gestión del tiempo que ayuda a las pequeñas empresas y a los particulares a comprender cómo emplean su tiempo en Internet. El servicio ofrece un plan gratuito y otro de pago, este último con más funciones para empresas y profesionales.

El plan gratuito incluye:

• Seguimiento del tiempo pasado en sitios web y aplicaciones
• Establecer alertas para cuando superes los límites de tiempo establecidos
• Generar informes semanales del tiempo dedicado a sitios web y aplicaciones
• Posibilidad de bloquear sitios web que te distraigan

Algunas funciones que sólo se ofrecen en los planes de pago son:

• La posibilidad de controlar el tiempo pasado sin conexión
• La posibilidad de establecer objetivos y alertas para los niveles de productividad
• La capacidad de generar informes mensuales
• La posibilidad de añadir notas a los datos de seguimiento temporal

Este software de gestión del tiempo es una herramienta excelente para profesionales que necesitan concentrarse y usuarios que, en general, quieren menos distracciones mientras aumentan su productividad.

Para tener una gran campaña de marketing, necesitas un diseño igual de bueno para tus creatividades. Aquí es donde entra Canva. Es una herramienta de diseño online con una amplia colección de plantillas para publicaciones en redes sociales, carteles, presentaciones, vídeos, logotipos y mucho más.

Aunque la base de datos de plantillas de Canva es principalmente de uso gratuito, los planes Canva Pro y Canva Teams cuestan 119,99 $ y 149,90 $, respectivamente. Con estos planes, obtienes "millones" de fotos de archivo y otros contenidos premium como plantillas y diseños, lo que beneficia a las empresas que quieren que sus creativos estén disponibles desde cualquier lugar.

También vale la pena señalar que Canva tiene planes especializados para profesores y escuelas, con el fin de ayudar a los estudiantes a expresar mejor su creatividad. Estos planes ofrecen más almacenamiento en la nube y acceso a millones de imágenes de archivo y animaciones gratuitas, listas para añadirlas a cualquier proyecto.

Si tu pequeña empresa necesita un nuevo logotipo, gráficos para redes sociales o simplemente mejores imágenes para campañas de marketing, Canva es una de las mejores herramientas disponibles para ayudarte a crear diseños de aspecto profesional en menos tiempo.

Para una empresa con un diseñador interno, Canva puede ser un factor limitante. Invertir en alternativas como Adobe Creative Cloud, que cuenta con multitud de aplicaciones de escritorio, es preferible, ya que añade más flexibilidad y opciones.

Las relaciones con los clientes son cruciales para todas las empresas, lo que significa que un software CRM capaz de gestionar e interactuar con los clientes existentes y potenciales tiene que ser la mejor adición a tu arsenal de herramientas empresariales.

Invertir en el servicio al cliente es crucial, y es algo que también nos impulsa en HostPapa a proporcionar mejores y más completos servicios a todos y cada uno de vosotros.

Salesforce CRM es una excelente herramienta empresarial porque ofrece muchas de las funciones más buscadas por un bajo precio. Salesforce CRM ofrece una prueba gratuita en la que puedes probar la mayoría de sus funciones antes de comprarlo, como:

• Automatización de ventas
• Marketing por correo electrónico
• Gestión de tareas
• Gestión de clientes potenciales
• Presupuestos y facturación
• Gestión de oportunidades

Una de las mejores cosas de Salesforce CRM es que está basado en la nube, por lo que las pequeñas empresas pueden acceder a él desde cualquier lugar. También hay disponibles muchas integraciones de terceros, como Google Drive, Dropbox y Zapier, para facilitar las cosas.

Esto significa que las pequeñas empresas pueden utilizar otras herramientas con las que ya están familiarizadas para trabajar con sus datos de Salesforce CRM.

Salesforce CRM es uno de los programas más populares, pero el mercado también tiene algunas alternativas estupendas. Zoho CRM es muy similar, ya que ofrece muchas funciones excelentes por un precio bajo. El plan Estándar cuesta 14 $ e incluye las funciones más esenciales, como recopilación de datos, programación de tareas, reglas de puntuación e información sobre el correo electrónico.

En Planes Profesional, Empresa y Ultimate incluyen más funciones, como macros para automatizar los seguimientos, la posibilidad de capturar información de clientes potenciales a partir de correos electrónicos y asistentes de introducción de datos, y muchas más para hacer mucho más fácil la vida online de tu empresa.

Cuando diriges una pequeña empresa, cada céntimo cuenta. Por eso es crucial disponer de una herramienta que te ayude a controlar tus gastos para ahorrar dinero a largo plazo.

Entra en Expensify. Esta aplicación basada en la nube te permite hacer un seguimiento de los gastos, pagar facturas, cobrar pagos y planificar viajes rápida y fácilmente a través de una sencilla interfaz de usuario.

Expensify es una herramienta gratuita; sólo algunos servicios necesitan un cuota mensual o anual. Estos servicios de pago van desde informes personalizados y nóminas hasta seguimiento de pagos y planificación de viajes. Una de las mejores cosas de Expensify es su facilidad de uso. La aplicación tiene una interfaz sencilla que hace que el seguimiento de los gastos sea pan comido.

Otra cosa buena de Expensify es que se integra con muchas otras aplicaciones, como Google Drive, Dropbox y Evernote. Esto significa que puedes importar fácilmente datos de otras aplicaciones a Expensify para que el seguimiento de los gastos sea más manejable.

Otra excelente alternativa de software de contabilidad es QuickBooks. Ofrece una variedad de funciones similares a Expensify, como facturación, seguimiento de gastos, pago de facturas y otras tareas relacionadas con las finanzas.

Hay una razón por la que las grandes empresas están invirtiendo mucho en automatización. El software de automatización es un tipo de software que ayuda a las pequeñas empresas a coordinar mejor sus objetivos. Las pequeñas empresas pueden ahorrar tiempo y dinero automatizando tareas específicas y alcanzando sus objetivos con mayor eficacia.

Zapier es un software de automatización basado en web que ayuda a las pequeñas empresas a automatizar sus flujos de trabajo.

Con más de 5.000 aplicaciones de automatización disponibles, Zapier puede conectarse a casi cualquier cosa, lo que la convierte en una herramienta empresarial muy versátil. Además, tiene planes de precios económicos que lo hacen más barato para las pequeñas empresas, y también tiene una versión gratuita.

Una de las mejores cosas de Zapier es su capacidad para reducir la necesidad de introducir datos manualmente, lo que puede llevar mucho tiempo y resultar muy costoso si se hace incorrectamente. Zapier también ayuda a las pequeñas empresas a ahorrar tiempo y dinero automatizando tareas que de otro modo tendrían que hacerse manualmente.

Algunas buenas alternativas a Zapier son IFTTTabreviatura de Si esto, entonces aquelloy Microsoft Flow.

Palabras finales

Las pequeñas empresas son la columna vertebral de la economía, y es vital disponer de las herramientas adecuadas para tener éxito. En este blog, hemos enumerado algunas herramientas gratuitas y de pago que tienen como objetivo ayudar con los retos cotidianos que puede tener una pequeña empresa.

Nuestra herramienta favorita para pequeñas empresas es Google Docs, porque está basada en la nube y se integra con muchas otras aplicaciones de colaboración e intercambio de archivos. Además, está entre las mejores herramientas gratuitas para potenciar tu empresa.

También nos gusta Canva por su interfaz fácil de usar y el excelente plan gratuito que nos permite elegir entre miles de plantillas sin gastar un céntimo.

Por último, recomendamos Zapier como un magnífico software de automatización del marketing que puede ahorrar tiempo, dinero y energía a las pequeñas empresas. De todas las herramientas útiles mencionadas aquí, la búsqueda de alojamiento web es en la que debes invertir más tiempo para hacerlo bien.

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