Configure su sala de datos virtual en 3 sencillos pasos

La forma de configurar el software de su sala de datos virtual depende de cómo pretenda utilizarlo.

Las salas de datos virtuales de hoy en día sirven para diferentes propósitos organizacionales. Por ejemplo, muchas empresas los utilizan como su base de datos principal para administrar sus necesidades de almacenamiento o uso compartido de documentos de rutina.

Al mismo tiempo, las empresas optan por un servicio de sala de datos virtual para ofertas públicas iniciales, fusiones, adquisiciones, recaudación de fondos, empresas conjuntas y transacciones comerciales similares.

Pero no importa para qué necesite una sala de datos, puede configurar la sala de datos en tres sencillos pasos y hacer pequeños ajustes según sus requisitos.

El texto que sigue es una breve introducción a una sala de datos electrónica, cómo configurarla y cuáles son algunos de los mejores proveedores de salas de datos virtuales.

¿Qué son las salas de datos virtuales?

Cuartos de datos virtuales, en términos muy básicos, son repositorios de documentos electrónicos para el almacenamiento, el intercambio y la gestión eficientes de datos. Las salas de datos electrónicos se utilizan en todo el mundo para agilizar la gestión de datos corporativos, la comunicación digital y la negociación.

Lo que es más importante, las salas de datos en línea no son un simple depósito de datos en la nube: son soluciones comerciales integrales.

Por ejemplo, existen soluciones gratuitas de almacenamiento de datos como buzón, pero el nivel de seguridad y la cantidad de características del documento varían mucho. Además de eso, las salas de datos de gama alta tienen herramientas de comunicación y gestión de acuerdos que no encontrará en las soluciones ortodoxas de almacenamiento de datos.

En pocas palabras, las salas de datos virtuales proporcionan:

3 sencillos pasos para configurar su sala de datos virtual

Antes de configurar el software de su sala de datos, es vital elegir un buen proveedor de sala de datos virtual en función de sus necesidades. Por ejemplo, si necesita una sala de datos para la diligencia debida en fusiones y adquisiciones, ofertas públicas iniciales, aumento de capital o transacciones más grandes, considere opciones como DealRoom, iDeals, FirmRoom, Merrill y Caplinked.

Por otro lado, si está buscando una solución de almacenamiento de datos más económica a largo plazo, pruebe Box, Google Workspace, SecureDocs, etc.

Sin embargo, se recomienda enfáticamente nunca comprometer las funciones de seguridad, que incluyen:

• Autorización de dos factores
• Certificación ISO
• Acceder a la configuración de permisos, y
• Registros de auditoría

Aquí hay tres sencillos pasos para configurar la sala de datos.

1. Crear grupos de usuarios y agregar usuarios

Ya sea que utilice el software de la sala de datos para la diligencia debida o la gestión regular de datos, es mejor crear diferentes grupos de usuarios. Los grupos de usuarios le brindan más privacidad y es fácil administrar los usuarios de la sala de datos.

Así es como los grupos de usuarios pueden ayudarlo en diferentes casos:

• Debida diligencia. Durante las fusiones y adquisiciones, los vendedores o las empresas objetivo suelen tratar con varios compradores al mismo tiempo. Algunos de ellos pueden irse después de la etapa previa a la diligencia debida, mientras que otros pueden continuar con el comercio.
  Cuando crea diferentes grupos para diferentes compradores, puede comunicarse de forma privada, compartir documentos según el alcance del acuerdo y obtener la mejor cotización de múltiples compradores.
• Uso regular. La creación de grupos de usuarios para la gestión regular de datos también es beneficiosa de varias maneras. Puede crear diferentes grupos para equipos de marketing, recursos humanos, finanzas, impuestos, atención al cliente, etc. Ningún usuario de un grupo puede acceder a los datos de otro grupo o comunicarse con ellos a menos que usted lo permita. Puede cambiar el nombre, eliminar y copiar grupos de usuarios.

2. Establecer permisos de acceso

Incluso cuando crea grupos, querrá niveles de acceso personalizados para los usuarios en ellos. Puede establecer diferentes configuraciones de permisos para sus grupos y los usuarios dentro de ellos. Los permisos comunes incluyen membresía, administrador, carpeta/archivo y más.

Además de eso, generalmente hay cuatro tipos de permisos de acceso a archivos que puede usar según sus necesidades.

• Ver: los usuarios de la sala de datos solo pueden ver el documento que generalmente tiene una marca de agua digital.
• Descargar: los usuarios pueden imprimir o descargar los archivos con marcas de agua.
• Descargar original: permite a los usuarios descargar, ver e imprimir un documento original
• Editar: los usuarios pueden sobrescribir, cambiar, modificar, renombrar, eliminar y mover estos archivos.

Puede editar o cambiar la configuración de permisos cuando lo desee. La configuración de "solo lectura" o "descarga" es útil durante la diligencia debida. Aparte de eso, el administrador del grupo puede restringir el acceso de cualquier usuario individual a una carpeta, archivo o página en el documento.

3. Agregar documentos

Una vez que haya completado la configuración de permisos, puede cargar documentos en la estructura deseada. Si se trata de una sala de datos de fusiones y adquisiciones, cree una lista de verificación de diligencia debida (o siga las proporcionadas por su proveedor).

Puede crear carpetas, subcarpetas e incluso sub-subcarpetas según sea necesario. En general, todas las salas de datos estándar tienen funciones como carga masiva, arrastrar y soltar, vista de documentos integrada, etc. para cargar documentos de manera fácil y rápida. Algunos software de sala de datos como iDeals convierten archivos de texto en PDF para simplificar la visualización de archivos.

Algunas de las mejores salas de datos generales incluyen iDeals, Ansarada, Intralinks, Digify y ShareVault.

Ultimas palabras

La configuración correcta de su sala de datos es importante para utilizarla de la mejor manera posible. Puede comenzar eligiendo un buen proveedor de sala de datos, creando grupos de usuarios, configurando permisos de acceso y cargando documentos en la estructura deseada.