6 razones por las que la previsión en la gestión de proyectos es importante

Los gerentes de proyecto son responsables de administrar proyectos de principio a fin, y esto incluye asegurarse de que cada fase del proyecto tenga el presupuesto y los recursos que necesita para seguir funcionando sin problemas. No importa cuál sea tu herramienta de gestión de proyectos o metodología, hay ciertos elementos que debe asegurarse de que estén en su lugar.

Uno de estos elementos es la previsión, que lo ayudará a anticipar mejor los obstáculos que puede enfrentar durante el proyecto para que pueda trabajar en solucionarlos antes de que se conviertan en problemas que descarrilen su progreso.

¿Qué es la previsión en la gestión de proyectos?

Esto es simplemente predecir cuánto tiempo llevará terminar sus proyectos. Cuando puede pronosticar la gestión de proyectos, le permite planificar los próximos proyectos mucho más fácilmente que si no usa ninguno.

Cuando administra un proyecto, hay muchas cosas que debe tener en cuenta. Hay cosas que pueden causar estrés y potencialmente descarrilar el éxito de su proyecto si no piensa en ellas y se prepara para ellas con anticipación.

Esas cosas incluyen todo, desde factores de personas (el elemento humano) hasta factores externos como eventos climáticos imprevistos. También incluyen la gestión de costes y la previsión precisa.

La previsión de costes es una parte importante de la gestión de proyectos porque puede determinar el éxito o el fracaso de cualquier proyecto. Para saber si tiene o no suficiente dinero asignado en su presupuesto para administrar un conjunto específico de tareas dentro de un período de tiempo determinado, debe poder pronosticar con precisión el costo real de esas tareas... y luego ajustar su gasto según sea necesario.

La contabilidad de todos estos factores es la importancia de la previsión en la gestión empresarial.

Métodos de previsión de proyectos

Existen varios métodos de previsión y cada técnica de previsión de proyectos tiene sus propias ventajas e inconvenientes.

Método del horizonte de planificación

Este enfoque utiliza tres factores clave: el esfuerzo de trabajo involucrado en completar cada actividad, el riesgo variable en el tiempo y la asignación de recursos, para llegar a una evaluación más realista de la duración real de los proyectos.

EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es un entregable de gestión de proyectos que define todas las actividades, componentes, entregables y detalles de programación de un proyecto. En definitiva, nos dice lo que hay que hacer en un proyecto para conseguir sus objetivos.

Análisis de tendencia

El análisis de tendencias implica observar los datos de proyectos anteriores para determinar si el desempeño del proyecto está mejorando o no y luego comparar esa información con los promedios históricos. Cuando se realiza durante un largo período de tiempo, el análisis de tendencias puede ayudarlo a establecer expectativas realistas para el desempeño futuro. Es importante tener claro lo que intenta predecir y por qué antes de comenzar a utilizar los datos de tendencias.

Análisis de datos históricos

El método de análisis de datos históricos es una técnica de pronóstico que analiza datos pasados ​​para ayudar a predecir resultados futuros. La idea detrás de esto es simple: si la historia se repite, ¿por qué no aprender de ella? Se basa en cómo funciona naturalmente nuestro cerebro humano.

Método de encuesta

El método de la encuesta se utiliza cuando queremos averiguar información sobre algo, como lo que opinan tus clientes de un producto o servicio. Las encuestas son una forma económica y eficiente de obtener datos específicos. También recopilan datos cualitativos (lo que dicen los participantes) así como datos cuantitativos (cifras y estadísticas).

Análisis de regresión

El análisis de regresión se utiliza para determinar cómo una o más variables independientes se correlacionan con una variable dependiente. En términos simples, el análisis de regresión nos ayuda a comprender cómo cambiar una cosa afectará a otra cosa. Por ejemplo, pronosticar las ventas minoristas puede ayudarlo a tomar decisiones sobre los niveles de personal en su negocio y si debe agregar una caja registradora adicional. Si las ventas están por debajo de las proyecciones, es posible que haya muy pocos registros y empleados.

Seis razones por las que la previsión en la gestión de proyectos es importante

1. Aumenta la responsabilidad

La estimación y el pronóstico ayudan a los gerentes a responsabilizar a los miembros del equipo. Sin él, solo están pidiendo a los miembros del equipo que logren algo sin saber si podrán hacerlo.

Esto es especialmente importante cuando tiene recursos o fondos limitados. Si dice que necesito que me consiga estas tres cosas para el viernes, pero es muy difícil para el miembro de su equipo predecir si puede entregar porque no tiene idea de cuánto tiempo llevará eso, entonces no está reteniendo a su miembro del equipo. responsable de los resultados, simplemente les está pidiendo que hagan lo mejor que puedan. Eso no es suficiente.

Debe poder responsabilizar a las personas por cumplir objetivos y plazos específicos. Y si van a incumplir esos objetivos y plazos, deben informarle lo antes posible para que pueda ajustarlos en consecuencia.

2. Reduce el riesgo de sorpresas

Mantenga su proyecto encaminado y reduzca el riesgo al predecir los próximos desafíos y problemas. Desarrollar un pronóstico también lo ayudará a identificar posibles obstáculos con suficiente antelación para que pueda tomar medidas para evitarlos, asegurando que su proyecto esté dentro del cronograma y el presupuesto.

Sin un pronóstico, puede ser difícil saber cuándo o si se está desviando de su plan, por lo que mantenerlo actualizado es crucial. Un buen software de gestión de proyectos le permitirá ver una instantánea rápida de cómo van las cosas en todas las áreas de su organización, lo que le facilitará reconocer los problemas antes de que se conviertan en obstáculos.

Sin una previsión precisa, es difícil saber qué recursos y tareas necesitan atención primero. Esto significa que podría estar apagando incendios en lugar de prevenirlos y desperdiciando tiempo y dinero valiosos en actividades innecesarias.

Predecir desafíos futuros le permite tomar medidas ahora que lo ayudarán a evitarlos más adelante. Por ejemplo, al saber que puede haber escasez de trabajadores calificados durante ciertas épocas del año, puede comenzar a reclutar ahora en lugar de esperar hasta después de que haya comenzado su proyecto. También puede decidir incorporar algo de tiempo adicional en caso de que algo salga mal o programar menos proyectos a la vez para que los recursos no se esparzan demasiado.

3. Asegura que las partes interesadas estén comprometidas

Usted y su equipo de proyecto tienen mucho trabajo por hacer, desde crear planes detallados hasta ponerlos en práctica. Pero un aspecto que a menudo se pasa por alto es explicar cómo cada tarea ayuda a su organización a lograr sus objetivos y, lo que es más importante, qué sucederá si no tiene éxito.

Al transmitir estos riesgos, ayudará a las partes interesadas a comprender por qué es tan importante mantenerse encaminado y por qué deberían comprometer recursos adicionales si algo amenaza con salir mal. Estos conocimientos pueden mejorar la comunicación entre los equipos y minimizar los esfuerzos de gestión de riesgos más adelante. Y no hay mejor manera de explicar todo esto que pronosticando los posibles resultados con plazos realistas.

4. Permite la comunicación sobre riesgos

Es imposible preparar un plan de contingencia detallado sin hacer previsiones. Sin ellos, no puede identificar los riesgos del proyecto y recomendar estrategias para abordarlos.

No podrá decirles a las partes interesadas qué tan probables son ciertos riesgos, cuánto costará manejarlos si ocurren o qué tan graves pueden ser sus consecuencias. Cuando todos en su equipo entiendan lo que está en juego, y sepan que alguien más está observando estos posibles problemas, tendrá muchas menos crisis con las que lidiar.

5. Ahorra tiempo y recursos durante la ejecución

Su plan de proyecto proporcionará una línea de tiempo para cuando se llevarán a cabo varias tareas. Al planificar con anticipación y pronosticar, podrá identificar cualquier riesgo o problema que pueda surgir durante la ejecución y asegurarse de tener preparado un plan de contingencia. Esto ahorrará tiempo y recursos al ayudarlo a evitar posibles contratiempos, como quedarse sin suministros o no cumplir con los plazos.

Estas situaciones inesperadas pueden desbaratar fácilmente toda su agenda si no se planifican con anticipación. Además, es más fácil pronosticar cuando se realizan menos cambios durante el transcurso de la ejecución. Cuantos más cambios se realicen, más difícil será predecir lo que sucederá a continuación.

6. Te sentirás más seguro como líder

Cuando pueda predecir cuánto tiempo llevará un proyecto y cuánto costará, su equipo se sentirá más seguro acerca de su liderazgo. A las personas les gusta trabajar con líderes en los que pueden confiar.

Su capacidad para pronosticar mostrará que tiene confianza en el lugar al que se dirige, lo que le permitirá ganarse la confianza de su equipo y, como resultado, mejorará su motivación. Si le preocupa tener siempre la razón, recuerde que su equipo se da cuenta de que el pronóstico es un borrador y que las cosas probablemente cambiarán más adelante.

Conclusión

En conclusión, la previsión es importante para el éxito de la gestión de proyectos. Se utiliza para asegurarse de que sabe dónde se encuentra y cómo puede evitar que cualquier sorpresa descarrile su progreso.

Sin él, los proyectos pueden salirse rápidamente de control debido a circunstancias inesperadas o, lo que es peor, a cambios en el presupuesto. Por lo tanto, es importante que todo gerente de proyecto considere la previsión como una habilidad esencial para administrar proyectos con éxito.

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