Los 10 errores más comunes del sistema ERP + cómo evitarlos

ERP Los beneficios del software ERP son numerosos y brindan ventajas para empresas de todos los tamaños y tipos. La implementación exitosa de un sistema ERP podría resultar en un flujo de trabajo eficiente y reducir los costos en toda la organización. Pero las empresas deben pensar en sus procedimientos de compra e implementación con anticipación; de lo contrario, el resultado puede ser costoso y decepcionante.

Puede costar entre cientos de miles de dólares y millones y requerir cientos de horas de trabajo para su implementación. El software ERP es una gran inversión en fondos, recursos, tiempo y esfuerzo.

Si bien el éxito de una implementación de ERP podría ayudar a su empresa a optimizar su proceso y ahorrar dinero, una implementación de ERP mal planificada y ejecutada puede costar seriamente a las empresas en términos de pérdida de productividad y retrasos.

Para asegurarse de que la implementación de su ERP funcione bien o al menos limitar los problemas potenciales, CIO.com encuestó a decenas de expertos en software ERP (consultores de ejecutivos de TI, ejecutivos de TI y proveedores de ERP) y les pidió que identificaran los errores relacionados con ERP más frecuentes que cometen las empresas y las formas de evitarlos o corregirlos.

A continuación se enumeran los 10 errores y soluciones de ERP que se mencionan con más frecuencia.

1. No tener en cuenta a los usuarios (en todos los departamentos) al tomar decisiones

En el proceso de decidir si instalar el software ERP, normalmente solo se requieren las aprobaciones de los ejecutivos de nivel C. Sin embargo, no tener en cuenta las aportaciones de los empleados con respecto a cómo el software afecta sus procedimientos actuales puede generar confusión y problemas operativos en el futuro.

Es vital buscar empleados, no solo de TI sino también de toda la empresa, desde operaciones, finanzas, fabricación, almacén y fabricación, para garantizar que todos participen en la búsqueda e implementación de la mejor solución de la manera más rápida posible.

2. No comparar alternativas: software ERP local frente a software basado en la nube

Las empresas deben tener en cuenta una variedad de factores antes de decidir si una solución ERP local o basada en la nube es la mejor opción para sus requisitos.

Por ejemplo, si su solución basada en la nube está muy personalizada, su equipo de TI puede preferir implementarla localmente para controlar el sistema.

Sin embargo, las soluciones ERP personalizadas pueden ser difíciles de mantener actualizadas y podrían dejar a su negocio estancado con tecnología obsoleta. Con un ERP adaptado a su industria, el sistema que elija ofrecerá todas las funciones que necesita y más, haciendo que las modificaciones extensas sean cosa del pasado.

Sin embargo, el software ERP basado en la nube permite a las empresas ahorrar en los altos costos iniciales y en el equipo interno que normalmente necesita un equipo de TI dedicado de alto precio. Las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de los pagos basados ​​en suscripción, y la mayoría pueden beneficiarse de SaaS que satisface los requisitos de la fuerza laboral remota.

Aunque la informática basada en la nube ofrece muchas ventajas, algunos departamentos de TI pueden preferir una implementación tradicional. Asegúrese de seleccionar la opción que mejor se adapte a los requisitos de su negocio.

3. Sin incluir una solución específica de la industria

Cuando decida elegir la solución ERP adecuada, tendrá que tomar una decisión importante. Puede optar por optar por un sistema ERP no especificado que haya sido diseñado para ser una solución de "talla única", o seleccionar un software ERP específico de la industria en particular.

Aunque el software genérico es más barato al principio, el software específico de la industria se considera una inversión para el futuro de su negocio. Proporcionan las características esenciales, por ejemplo, contabilidad, así como gestión de recursos humanos y de inventario, como software estándar. Pero también brindan capacidades que se personalizan específicamente para su negocio y sus necesidades operativas.

4. No tener un entorno de prueba de carga activo

La forma más eficaz de determinar si su sistema está actualizado y funcionando como esperaría es probarlo. Pero no podrá determinar los resultados exactos de una pequeña muestra de usuarios de prueba.

Para poder determinar si su sistema ERP está funcionando como debería, debe probar una carga completa de usuarios para poder evaluar los efectos de cualquier cambio. Hacer el esfuerzo de realizar las pruebas de carga correctas no solo acelerará la implementación, sino que también ayudará a que su negocio tenga éxito.

5. No hay plan de mantenimiento

La implementación de una solución ERP podría ser una tarea que requiere mucho tiempo. Sin embargo, todo el proceso no es por adelantado. Una vez que hayan implementado con éxito el software, las empresas deben establecer de inmediato un plan de mantenimiento continuo.

Los empleados sabrán lo que deben hacer para mantener y mejorar el software ERP con frecuencia, a fin de mantenerlo funcionando de manera eficiente y asegurarse de que no esté fechado.

Una solución ERP anticuada puede dejar a las empresas vulnerables a amenazas de seguridad y fallas dentro de sus procesos. La elección de un plan de mantenimiento y la asignación de responsabilidades garantizan que su software ERP funcione a un alto nivel y esté actualizado.

Aquí están las 7 cosas que necesita saber mantener su sistema ERP.

6. Nunca pensé en la gestión del cambio

Según un informe anual de ERP, las empresas que están completando implementaciones de ERP descubrieron que los aspectos técnicos de ERP eran más fáciles que gestionar los cambios en sus empleados.

El informe explica que el aspecto más desafiante de la gestión del cambio es eliminar las barreras que impiden que los empleados aprovechen el nuevo software ERP. Si los empleados no se sienten cómodos con el nuevo sistema o están satisfechos con el software antiguo, la empresa tendrá menos posibilidades de aprovechar las ventajas que puede ofrecer ERP.

Las empresas que tuvieron más éxito invirtieron más en capacitación y comunicación para asegurarse de que la solución ERP recibiera el apoyo de la empresa. Controlar los cambios en tres áreas administrativas: tecnologías de personas, procesos y personas esenciales para acelerar la aceptación y una mayor eficiencia.

7. Subestimación de datos precisos

La basura que entra es basura que sale. Es vital asegurarse de que su último software ERP esté configurado con datos precisos y claros. Esto reduce la posibilidad de errores y también asegura que se implementen los procedimientos y pautas adecuados.

Las soluciones ERP pueden ser una herramienta fantástica que puede ayudarlo hacer crecer su negocio Sin embargo, en formas que nunca antes había experimentado, en el análisis final, el software ERP solo puede funcionar bien si se les entregan los datos correctos.

Configurar el sistema correctamente al principio causará muchos menos problemas en el futuro. Se recomienda revisar todas las fuentes de datos. Esto podría revelar cualquier dato faltante.

8. Inversión insuficiente

Las empresas buscan formas de ahorrar dinero, sin embargo, un programa ERP no es una de ellas. Si los equipos compran solo partes en un sistema ERP en lugar de una suite completa, el ERP no cumple su propósito y no puede alcanzar su máximo potencial.

Los equipos que compran solo pequeñas piezas de un sistema ERP generalmente emplean su propio departamento de TI para desarrollar configuraciones personalizadas. El problema es que, dado que su sistema ERP está diseñado a medida para su empresa, esto significa que su equipo ya no puede confiar en los recursos o el equipo de servicio del proveedor de software ERP.

Las únicas personas que pueden resolver problemas en caso de que puedan, serán los empleados de TI. Empleados de TI que crearon los problemas.

¿Qué pasa cuando dejan la empresa? ¿Sabes quién más tiene el código personalizado? ¿Hay actualizaciones periódicas de las personalizaciones del sistema? ¿Qué tal cambiar los problemas de formato que existen entre cada conjunto de datos?

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9. Mala planificación

No podemos enfatizar lo suficiente la importancia de planificar una implementación ERP efectiva. El proceso de alineación de un ERP afectará a toda la organización, desde las adquisiciones hasta la ingeniería y las operaciones.

Por eso es fundamental tener un plan organizado para gestionar un proyecto tan masivo. Muchas empresas no planifican lo suficiente antes del inicio, lo que genera confusión más adelante, lo que retrasa o detiene por completo el proyecto de software ERP.

Para superar este problema, los fabricantes deben pensarlo primero, luego planificar y crear más planes. Considere cómo planea configurar el nuevo método, cuáles son sus objetivos y con qué departamentos le gustaría comenzar. Un plan sólido que esté en su lugar le dará un plan eficaz a seguir y lo ayudará a volver a la normalidad si tiene un bache en el camino.

Además, el fabricante debe crear un Equipo de evaluación de software ERP incluyendo representantes de diferentes departamentos dentro del negocio. Esto permitirá que el proceso de implementación avance con menos problemas, ya que habrá un experto en cada departamento, para ayudar a colocar el nuevo sistema en el lugar correcto.

Le recomendamos que también realice una auditoría interna de todo su proceso antes de seleccionar un sistema ERP para que no solo sepa dónde se encuentra actualmente, sino que también pueda identificar fácilmente sus procesos y tareas actuales en su nuevo ERP. .

10. El mal uso del software ERP

En ausencia de capacitación, existe una tendencia a manejar mal y hacer un mal uso de todo el sistema ERP. Cuando crea informes específicos para sus necesidades o analiza métricas específicas, es esencial utilizar datos precisos y precisos para obtener resultados exactos y una imagen precisa.

Un error común es alterar una "instancia" de ERP de fabricación para datos y cálculos minoristas. Los dos departamentos están completamente separados entre sí y podrían dar como resultado números incorrectos.

Los sistemas ERP no siempre son claros y las complejidades del software ERP no deben pasarse por alto. Hay muchos problemas potenciales que pueden surgir de su sistema ERP y numerosas opciones de ERP. Hay algunos pasos que puede seguir para reducir la posibilidad de errores.

1. Incorporar dinero en el equipo de software ERP para la formación.
2. Invierta en la implementación adecuada de ERP
3. Transferir las responsabilidades de supervisión a una función en particular

Terminando

El uso de Software de planificación de recursos empresariales, si se implementa y mantiene adecuadamente, podría ayudar a lograr una mayor eficiencia, una mayor flexibilidad y la optimización de los recursos. Es fundamental permanecer en constante aprendizaje para evitar errores y asegurar que el software sea un éxito que pueda beneficiar al empresa durante muchos años.

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