Cómo configurar el software de la sala de juntas: ThisHosting.Rocks

El software de la sala de juntas proporciona el entorno basado en la nube más propicio para manejar los procesos de la sala de juntas de manera efectiva y sin problemas. También viene con los beneficios de la seguridad relacionada con el almacenamiento o el intercambio de documentos confidenciales. Sin embargo, todo esto solo puede ser posible cuando el software del portal de la junta se planifica y configura cuidadosamente.

La planificación debe realizarse antes de que llegue el portal de la junta y, cuando llegue, la configuración se puede realizar con mucha facilidad. La sala de juntas debe estar preparada para el trabajo en cuestión de ser el software de la junta directiva. Por lo tanto, debe organizarse para albergar reuniones de sala de juntas virtuales y servir como el software de gestión de reuniones de juntas perfecto.

Con eso en mente, procedamos con cómo puede configurar el software de sala de juntas para las necesidades de su negocio.

1. Elija la mejor sala de juntas virtual

La configuración de una sala de juntas comienza directamente desde el proveedor. Elegir el mejor proveedor de software de portal de juntas lo ayudará a disfrutar de todos los numerosos beneficios que ofrece cualquier sala de juntas virtual. También lo ayudará a evitar arrepentimientos y hará que el software esté bien organizado para la tarea que tiene por delante. Los consejos de nuestra guía sobre cómo elegir un host web también ayudarán, ya que se aplican a la elección de cualquier tipo de proveedor basado en la nube.

Pero, ¿cómo haces para elegir lo mejor? Bueno, es bastante fácil.

Usted busca las siguientes características críticas antes de comprar:

• Arquitectura de seguridad
• Permisos de documentos
• Facilidad de uso
• Soporte 24/7 (teléfono/correo electrónico)
• Compatibilidad con dispositivos móviles
• Características de la reunión de la junta
• Perfecta integración con el software existente
• Configuración fácil
• Planes flexibles
• Alta capacidad de almacenamiento
• Funciones extra convenientes si las hay

Cuando tiene en cuenta todas estas características al buscar el mejor proveedor, difícilmente puede equivocarse con su elección.

2. Seleccionar y cargar documentos

Asumiendo que te separaste de los mejores aplicación de reunión de la junta de un proveedor de renombre, habrían asentado la parte técnica en la configuración. Ahora, debe hacer el resto usted mismo, que es elegir el tipo de documentos que se guardarán en el portal de la junta. Después de seleccionarlos, puede comenzar la transferencia de los documentos requeridos al software de administración de la junta.

Al seleccionar, debe tener en cuenta que no todos los documentos están destinados al software de la sala de juntas. Es diferente de otras opciones de almacenamiento, y cualquier documento que se asigne para ir allí debe ser relevante para los procesos de reunión de la junta directiva de la organización. Esto ayudará a evitar el desorden y facilitará el intercambio de documentos durante las reuniones de la sala de juntas virtual sin tener que dividir un ejército de documentos.

3. Ordenar y organizar documentos

Una vez que finaliza el proceso de carga de archivos, es hora de ordenarlos y organizarlos en carpetas. Esto le ayudará a usted, como administrador o cualquier otra persona, a acceder fácilmente a los archivos de la sala. La agenda de la reunión de la Junta preparada de antemano debe tener una carpeta separada, las resoluciones de las reuniones anteriores deben tener una carpeta distinta y lo mismo para las actas de las reuniones anteriores.

Debe haber un depósito único para cada documento importante cargado en la sala de juntas. Si el software viene con un sistema de búsqueda avanzado, entonces encontrar archivos será muy fácil. Simplemente puede escribir la palabra clave del documento que está buscando y aparecerá en segundos. Pero la clasificación y la organización deben hacerse primero.

4. Establecer permisos

El software de administración de documentos de la junta garantiza que los archivos estén protegidos contra usuarios no autorizados o intrusos. Pero esto solo funcionará si el administrador establece los permisos. Cada archivo y carpeta debe estar restringido a todos hasta que la persona obtenga la autorización del administrador para acceder a cualquier archivo. Configurarlo de esta manera limitaría cualquier posibilidad de robo de información privada o resoluciones de la sala de juntas.

También debe configurar el software del portal de la junta de manera que permita a los usuarios ver documentos solo con marcas de agua. Esto es para garantizar que el documento que se está viendo esté protegido contra su reproducción y uso en otros lugares. Los usuarios autorizados pueden decidir tomar una captura de pantalla y usar el documento para otros medios dudosos sin el conocimiento del administrador.

Sin embargo, las marcas de agua no se pueden borrar y garantizarán que la marca de su empresa se mantenga en el documento donde sea que el usuario tenga la intención de implementarlo. Otros permisos necesarios incluirían restringir y permitir la descarga de archivos del software, editarlos y/o compartirlos.

Lectura recomendada: Consejos de protección de datos

5. Revise la configuración del software y verifíquela

Cuando haya terminado con la configuración, es hora de asegurarse de que todas las medidas de seguridad estén en su lugar. Es como comprobar si has echado el cerrojo a la puerta antes de decidirte a dormir. Pero esto va más allá de comprobar si una puerta está bien cerrada por seguridad. Se trata de verificar todas las demás configuraciones de software para asegurarse de que estén bien optimizadas para el rol que desempeñarán. Verifique los permisos de usuario y los permisos de documentos, verifique la configuración de autenticación de dos factores, si hay alguna, y verifique la configuración de la reunión.

Algunas de las características de la reunión de la junta que debe vigilar incluyen: herramientas de preparación de agenda, herramienta de toma de actas de reuniones, herramienta de votación, hoja de asistencia y algunas otras. También puede probar el proceso de integración con otras herramientas existentes, como las herramientas de MS Office, para ver qué tan bien pueden funcionar juntas. Deberá asegurarse de que todo esté en su lugar y en pleno funcionamiento antes de anunciar el uso del software de la sala de juntas e invitar a los miembros de la junta a que vengan a usarlo.

última palabra

El software de reuniones de la junta solo funcionará mejor para usted cuando dé ese paso inicial crítico para configurarlo para un rendimiento óptimo. A veces, le vendría bien una mano extra en un experto que tenga experiencia en la creación de un portal de juntas. Sin embargo, eso es solo si patrocina a un proveedor que no es el mejor.

El mejor software de sala de juntas virtual será fácil de configurar incluso en el aspecto técnico, por lo que no necesitará ningún tipo de ayuda. Sin embargo, si necesita alguno, siempre hay un sistema de soporte en espera para ayudarlo. En total, querrá asegurarse de que el software de su junta directiva esté completamente preparado para un uso sencillo y un servicio eficaz para la junta directiva.